Uitdagingen en oplossingsrichtingen: "Information & Process"

Benedict Bohm Gesprek gestart door Benedict Bohm 4 jaar geleden
Wat zijn hedendaagse “EIM-uitdagingen”? Bij alle uitdagingen biedt een EIM-denkwijze of methodiek óf anders één of meer EIM-producten een oplossingsrichting. Voor iedere Special Interest Group van EIM-campus geef ik een ‘aftrap’. Reageer gerust. Aanvullingen zijn welkom.

Archivering 

Uitdaging: Wildgroei rond digitalisering daar digitalisering al sinds midden jaren ‘80 in een veelvoud van systemen en formaten plaatsvindt.

Oplossingsrichting: de slag van analoog naar digitaal is bij de meeste bedrijven al (lang) gaande. Sommige (grotere) bedrijven kampen met de wet van de remmende voorsprong. Oplossingsrichting: standaardisering. Diepgaande kennis en ervaring is nodig om moderne digitale archieven vorm te geven. Nieuwe tools zijn beschikbaar om diverse type digitale data op te slaan én terug te vinden.

Recordsmanagement 

Uitdaging: Bewaarplicht is jarenlang niet nageleefd

Oplossingsrichting: overheden stellen via wetgeving hoge eisen aan bewaarplicht. Na overheden zijn nu bedrijven bezig hun digitale archieven op orde te brengen. Deze slag heeft ook een besparingscomponent. Terrabytes aan data kunnen worden verwijderd. Snelheid van opvragen hiermee versneld.


Zoeken en vinden 

Uitdaging: Opslaan is jarenlang het primaire doel geweest. Over “vinden” is onvoldoende nagedacht

Oplossingsrichting: vaak is onvoldoende nagedacht over het doel van digitalisering. Daarnaast hebben veel bedrijven en instellingen een veelvoud van systemen en diverse media waar (oude) documenten op weggeschreven staan, maar niet meer terug te vinden zijn. Het ultieme doel is daarom “vinden”. Voor “vinden” moet men altijd een helder gesteld doel hebben.


Straight Through Processing 

Uitdaging: vanwege kosten en efficiencyoverwegingen verdere vervangen van menselijke activiteit en communicatie door automatisering.

Oplossingsrichting: bij de verwerking van ingekomen communicatie (papier en digitaal) wordt op basis van de content een aantal activiteiten uitgevoerd. Deze activiteiten kunnen steeds vaker door systemen worden uitgevoerd die wederkerende activiteiten sneller en door het zelflerend vermogen (machine learning) adequater kunnen uitvoeren.
 
Digitale werkverdeling 

Uitdaging: optimalere aansluiting van het niveau van kennis en ervaring van medewerkers bij de aard van de uit te voeren activiteit.

Oplossingsrichting: via kenmerken van de inkomende data/informatie kunnen niet-automatische processen optimaler aansluiten bij de kennis en ervaring van medewerkers. Kenmerken van inkomende data kunnen nu zelfs middels taaltechnologische hulpmiddelen (emotie in teksten) worden herkend. Naast digitale werkverdeling zorgen systemen voor kwaliteitsbewaking.

Wil je mee discussiëren over één of meer van deze uitdagingen of heb je er kennis over? Sluit je dan aan bij EIM-campus.