EIM-campus projecten

  • Geschreven door Joke Tania
  • Gepubliceerd op Projecten

  • Periode: 2016
  • Branche: Nutsbedrijven
  • Functie: Beleidsadvisering Documentaire Informatie Voorziening)
  • Website: https://www.gasunie.nl

Participant: Joke Tania

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/joketania/

Opdracht

In het kader van het Enterprise Document Management Programma bleek het archiefbeleid ten tijde van opstelling onvoldoende uitgerold en bekrachtigd. Hierdoor kwam het wettelijk archiveren in gevaar en dreigde zelfs helemaal te versnipperen en te verdwijnen. Had rol als adviseur met doel een toekomst bestendig archiefbeleid op te stellen dat aansloot, voorschreef en rekening zou houden met de ontwikkelingen van Gasunie in de toekomst.

Oplossing en aanpak

De grootste veranderingen die we met dit archiefbeleid beoogden zijn het “proces gerelateerde beheren” van documenten. en het uitwerken van GU breed metadatamodel.

Resultaat

Deze oplossingen kwamen daarom structureel in een aantal beleidsprincipes ten aanzien van het archiveren van documenten terug. Het voordeel hiervan is, dat documenten sneller teruggevonden worden, dat het risico van documentverlies kleiner en de controle over de bedrijfsprocessen en de documenten groter zou worden.